Das ERP-System - Was? Wie? Warum?
Was ist ein ERP-System?
Das Herz eines modernen Unternehmens, besonders im Bereich Handel, bildet das Enterprice Resource Planning System (kurz: ERP-System oder WWS für Warenwirtschaftssystem). Ob Abrechnungen, Planung oder all die Problematik in puncto Logistik, Sie werden in einem ERP-System zusammengeführt und gelöst. Allgemein gesprochen dient das ERP-System der Darstellung aller Warenströmung eines Unternehmens, unter der Verwendung verfügbarer Daten hinsichtlich der Mengen und Werte. Das ERP-System gewährleistet somit einen reibungslosen Ablauf und das Funktionieren eines Unternehmens.[1]
Die Vorteile eines ERP-Systems
Der Erfolg eines Unternehmens hängt unmittelbar mit einem effektiven ERP-System zusammen. Denn ein ERP-System reduziert die händische Datenerfassung innerhalb eines Unternehmens und trägt direkt für die Automatisierung bestimmter Arbeitsschritte bei, z.B. durch die Auswertung relevanter Daten, automatische Rechnungserstellung und/oder der Generierung von Gutschriften. Sehr wichtig ist das WWS im Lager, besonders wenn es mehrere Lager gibt und es heißt diese effizient zu verwalten. Nicht zu vergessen, sind hier ebenso die Möglichkeiten für Online-Shop-Betreiber. Denn ist ein WWS mit dem Online-Shop verbunden, können Verkäufe oder auch andere Arten von Buchungen automatisiert übertragen werden. Für den stationären Einzelhandel ist die Einbindung in moderne Kassensysteme nicht nur von Bedeutung, sondern ein klarer Vorteil.
Gibt es Unterschiede?
Neben unterschiedlichen Preisen gibt es Unterschiede in der Funktionalität eines ERP-Systems. Eine wichtige Unterscheidung gilt zu beachten, zwischen einem zentralen und einem dezentralen ERP-System. Als zentrales WWS wird ein System bezeichnet, welches an die Firmenzentrale angeschloßen ist. Wohingegen das WWS, welches an einer oder mehrerer (Unter-) Filialen angeschloßen ist, wird als dezentrales Warenwirtschaftssystem bezeichnet. Das dezentrale WWS kann meist an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Infolge dieser Aufteilung, unter der Achtung eines einheitlichen Standards, kann eine erfolgreiche und vor allem effiziente Führung des Unternehmens gesichert werden.[2] In Unternehmen mit Filialen wird daher der Terminus interne Integration verwendet, jedoch wenn ein einheitliches ERP-System mit unterschiedlichen Partnern verwendet wird, wird es als externe Integration bezeichnet.
Häufig werden auch die Bezeichnungen offen und geschloßen verwendet. Das geschloßene ERP-System legt die Warenströmung in der Gesamtheit offen, dafür werden verfügbare Daten bezüglich der Mengen und Werte benutzt, welches zu einem erhöhten Aufwand führen kann.[3] Ein geschlossenes ERP-System umfasst stets die folgenden Elemente:
- Wareneingang
- Warenausgang
- Disposition
- Ausgabe von Dispositionshilfen
- Bestellschreibung und Überwachung
- Managementinformationsmodul
Von einem offenen ERP-System wird gesprochen sobald eines dieser Elemente fehlt, meist werden hier lediglich Warenein- und Warenausgänge registriert. Für den Fall das alle obigen Elemente vorhanden sind, plus zusätzliche Verbindungen außerhalb der Firmenstruktur existieren, z.B. zu diverse Forschungseinrichtungen und/ oder zu Kreditinstituten. Dann wird von einem integriertem bzw. erweiterten geschloßenem Warenwirtschaftssystem gesprochen.
Welche Funktionen sind für ein ERP-System unabdingbar?
Die wichtigsten Funktionen eines ERP-System sind: Angebotserstellung, Auftragserstellung (inkl. Lieferschein, Rechnung), Fakturierung, Bestellung, Bedarfsermittlung für gängige Bestellungen, automatisierte Bestellungen, Debitorenbuchhaltung/Kundenverwaltung, Lieferantenverwaltung und natürlich ein Werkzeug für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
Im Lager sind die wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems die Verwaltung des Wareneingangs und des Ausgangs, Bestandsführung und die Kommissionierung. Moderne WWS verfügen über eine Einbindung von Barcodescannern. Dann heißt es lediglich, den gewünschten Artikel zu scannen und auf einem Blick hat der Mitarbeiter alle nötigen Informationen in seiner Hand!
Ausdrücklich zu empfehlen ist das ERP-System PS-WIN, da es durch moderne Technik und mit äußersten Flexibilität überzeugt. Denn neben allen bereits genannten (wichtigen) Funktionen können Sie mit dem WWS PS-WIN auch Gutschriften oder Rechnungskorrekturen erstellen - bequem, rechtlich korrekt und auf Kundenwünsche anpassbar!
Darüber hinaus ist PS-WIN eine optimale Kassensoftware für Ihre Ladentheke. All Ihre zukünftigen Verkäufe werden somit direkt im Lager verbucht und das Lager bzw. der Bestand ist stets akkurat und aktuell! Sie können natürlich getätigte Zahlungen via EC- und Kreditkarten über Kartenterminals kinderleicht mit dem ERP-System PS-WIN erfassen und abrechnen. Und es geht noch weiter, denn am Monatsende können Sie gemütlich all die Buchungen Ihrem Steuerberater übergeben und wohl gemerkt: im DATEV-Format!
Einfacher geht es kaum, das ist PS-WIN!
An dieser Stelle sei der Hinweis gegeben, dass seit dem 1. Januar 2017 die Grundsätze für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zur Pflicht wurde (vgl. GoBD)!
Das heißt für Sie:
- Kassenbewegungen müssen elektronisch erfasst werden
- Kassenbewegungen müssen unverdichtet und unveränderbar abgespeichert werden
- Kassenbewegungen müssen zehn Jahre digital archiviert werden
- für Steuerprüfer muss eine digitale Exportschnittstelle verfügbar sein
An dieser Stelle und nach all den Informationen und zuletzt dem rechtlichen, wichtigen Hinweise, kann ich Sie beruhigen, denn mit PS-WIN sind Sie auf der richtigen und rechtlich sicheren Seite und es ist ein preisgünstiges Warenwirtschaftssystem - mit einem integriertem Terminkalender!
Warum ist PS-WIN preiswert? Der Preis wird nicht pro Arbeitsplatz sondern pauschal veranschlagt!
Zu guter letzt noch ein paar bedeutende Vorzüge von PS-WIN:
PS-WIN als App - der mobile Zugriff auf Ihr ERP-System
Alle benötigten Kundeninformation sind stets zur Hand. Begonnen bei der Adresse bis hin zur kompletten Kaufhistorie. Dank der eingebetteten Suchfunktion erhalten Sie in Sekunden Zugang zu allen Ihren benötigten Informationen. Und Sie können ebenso aktiv Arbeitsprozesse steuern, wie etwa die direkte Erstellung und Erfassung eines Auftrags, während Sie ihren Kunden besuchen. Professionell gelöst - mit der PS-WIN App!
Die App ist für folgende Geräte verwendbar:
- iPhone, iPad, iPod
- Android Smartphones
- Windows Smartphones
- Laptop/Notebook: jeder Art
- Computer: Windows und Mac
Sorgen in Sachen Datensicherheit?
Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist aller Daten, jede Rechnung, das kostet Platz. Nicht nur in der virtuellen Welt. Mit dem ERP-System PS-WIN haben Sie eine Sorge weniger, oder zwei? Speziell bewachte Server, zu welchen ausschließlich qualifiziertes und befugtes Personal Zugang hat und eine verschlüsselte Datensicherung, die gesamte Kommunikation erfolgt stets verschlüsselt. Seit dem ersten Moment der Benutzung des ERP-Systems PS-WIN, ganz gleich ob von Ihrem PC, Tablet oder Smartphone, alle Daten sind verschlüsselt.
Meine Empfehlung: probieren Sie ohne Risiko, völlig kostenfrei und unverbindlich das ERP-System PS-WIN für 30 Tage aus.
[1] Becker, Jörg und Schütte, Rainhard: Handelsinformationssysteme. Realien Wirtschaft. 2004.
[2] Hertel, Joachim und Zentes, Joachim: Supply-Chain-Management und Warenwirtschaftssysteme im Handel. Springer, Heidelberg Dordrecht London New York. 2011.
[3] Hertel, Joachim und Zentes, Joachim: Supply-Chain-Management und Warenwirtschaftssysteme im Handel. Springer, Heidelberg Dordrecht London New York. 2011.