Themen rund um IT und Software

Onlineshop mit Warenwirtschaft - auf was Sie achten müssen

Onlineshop mit Warenwirtschaft - auf was Sie achten müssen

25.03.2019 Worauf müssen Sie besonders achten, wenn Sie ein Warenwirtschaftssystem zusammen mit einem Onlineshop koppeln und einsetzen wollen?

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Welche Handwerk Software - Tipps zur richtigen Auswahl

Welche Handwerk Software - Tipps zur richtigen Auswahl

05.02.2019 Über den AutorAndreas Fay hat einen Master of Science Abschluss von der Universität Heidelberg in Informatik und arbeitet seit über 12 Jahren in der Softwarebranche. Davon ist er bereits über 6 Jahre im Bereich Branchenlösungen auch für den Handwerk tätig.Handwerksbetriebe haben spezielle Bedürfnisse und brauchen bestmöglichste Unterstützung durch Handwerkersoftware, um optimal ihrem eigentlichen Geschäft nachgehen zu können und Geld zu verdienen. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte für Sie beleuchtet.Betriebssystem - Handwerkersoftware für iOS (iPad / iPhone / Apple) oder lieber für den PC?Mobilität spielt für Handwerker eine große Rolle. Daher liegt es nahe, zuerst an mobile Systeme bspw. auf dem iPad zu denken.Käufmännische KomplettlösungenHaben Sie ein Ladengeschäft? Dann brauchen Sie zumindest auch ein Kassensystem, das eher stationär veranlagt ist. Das Kassensystem mit dem Rest der IT-Infrastruktur zu vernetzen macht unbedingt Sinn, um doppelte Daten, Buchhaltung und damit auch Aufwand zu vermeiden. Typischerweise greifen Sie in einer solchen Konstellation mit dem stationären Geschäft mit Publikumsverkehr auf ein System zurück, das mindestens über geeignete Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und zur Buchhaltung verfügt. Besser wäre nur noch ein Kassensystem, das direkt in ein Warenwirtschaftssystem integriert ist. Dort können Sie auch Rechnungen schreiben, eine Kalkulation durchführen oder Aufträge schreiben und erledigen. Alles greift auf ein- und dieselbe Datenbasis zu.Reine App / MobilversionFür reine Außendiensttätigkeiten reicht eine App, die möglicherweise auf iPad oder iPhone, alternativ auch auf Android Mobilgeräten läuft. Hier sollten Sie unbedingt eine Zeiterfassung und Auftragsbearbeitung haben, die leicht in der Bedienung sind. Denken Sie immer daran, dass Sie beim Kunden vor Ort noch weniger Zeit für Organisationsarbeiten haben als sonst und jede unnötiger Aufwand nicht nur lästig ist, sondern ebenso einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlässt. Heutzutage haben Kunden einfach eine gewisse Erwartungshaltung an die Professionalität von Handwerkern. Das müssen Sie in Ihrem Auftreten und auch in der Bedienung der App beachten.Komplettlösung mit zusätzlicher AppModerne App-Systeme verfügen über direkte Anbindungen an das Rechnungssystem oder das Warenwirtschaftssystem auf stationären PCs, sodass Sie Rechnungen bequem am großen Bildschirm schreiben können. Außerdem sollten Sie die Daten jederzeit synchronisieren können, wie etwa Aufträge. Das arbeiten auf mobilen Endgeräten ist im Außendienst und auf der Baustelle sehr praktisch und professionell. Bei längeren digitalen Aufgaben ist die Lösung einer reinen App allerdings nicht zufriedenstellend und kostet mehr Zeit als es die Arbeit am normalen PC erfordern würde.Das Angebot einer integrierten Rechnungslegung (also das Schreiben einer Rechnung direkt in der App - Versand per PDF oder gar Drucken per mobilen Drucker) ist hilfreich. Jedoch ist das kein Muss. Achten Sie eher auf andere Elemente, wie oben angesprochen. Erfasste Arbeitszeiten zu fertigen und gut getexteten Rechnungen umwandeln kann auch jederzeit im Büro geschehen.PraxisbeispielIn diesem 2,5 minütigen Video sehen Sie, wie Sie über eine mobile App (verwendbar auf allen beliebigen Endgeräten) in Aufträgen Zeiten verwalten, Material erfassen und den Kunden am Ende unterschreiben lassen. Diese Daten werden dann sehr einfach in das Hauptsystem auf dem lokalen Rechner im Büro übertragen, sodass Sie dort die Rechnung fertigmachen können. Jetzt die 30-Tage Demoversion herunterladenDatanorm, Buchhaltung, Leistungsverzeichnis - die Liste der notwendigen Schnittstellen ist großBei der Auswahl der für Sie geeigneten Handwerkersoftware ist vor allem eins entscheidend: der Zeitsparfaktor. Die größte Chance für Sie Zeit zu sparen, ist die Verwendbarkeit von vorhandenen Schnittstellen (die reine Verfügbarkeit ist nicht ausreichend - Sie müssen die Schnittstelle auch gut verwenden können!).Lästiger Tipparbeit vorbeugenStellen Sie sich folgendes vor: Sie haben gerade eine große Baustelle abgeschlossen. Die Arbeit hat viel Spaß gemacht und jetzt freuen Sie sich auf die Endabrechnung und die damit einhergehende Zahlung. Worauf sich aber niemand freuen wird: Stundenlang am PC sitzen und feinsäuberlich alles abtippen, was Monteure nur halbherzig auf Papier festgehalten haben. Oder auch die Aufnahme von verbauten Teilen ins System, um sie dann auf die Rechnung setzen zu können. Wie wäre es stattdessen, wenn Sie einfach auf eine Taste drücken und bspw. sogar per Barcodescanner direkt alle Artikeldetails fertig und gut formattiert auf die Rechnung bringen könnten? Nutzen Sie dazu das gängige Datanorm-Format bzw. entsprechende Schnittstellen, um jederzeit Zugriff auf Artikeldetails Ihrer Lieferanten zu haben. So macht die Büroarbeit jedenfalls deutlich mehr Spaß.Buchhaltung - kein will's - jeder mussDie meisten Handwerksbetriebe und Handwerker wollen eines nicht: Buchhaltung machen. Hier kommt die gute Nachricht: das ist auch (fast) nicht mehr nötig. Damit ist gemeint, dass Sie nicht mehr aktiv buchen müssen, nicht mehr aktiv Belege sammeln oder Ordner horten müssen. Vieles (zugegeben leider aber nicht alles) kann mittlerweile voll digital und auch automatisiert laufen. So könnte Ihre Handwerkersoftware schon alle Debitoren (Ausgangsrechnungen), Kreditoren (Eingangsrechnungen) und auch die Kasse vollständig automatisch im Hintergrund vorkontiert für die Buchhaltung aufbereiten. Sie drücken dann nur noch einmal im Monat auf das "Knöpfchen" und alle Daten sind fertig aufbereitet für das Übersenden zum Steuerberater. Das erspart in der Praxis nicht nur viel Zeit sondern auch spürbares Geld!RechenbeispielIm Video finden Sie ein kleines Rechenbeispiel, wie Sie bei der Verwendung der Komplettlösung PS-WIN durchschnittlich ca. 200 € im Monat sparen können (Lizenzgebühr bereits inbegriffen!): Jetzt die 30-Tage Testversion herunterladenKleinbetriebe müssen besonders aufpassenGerade Kleinbetriebe, egal ob Elektriker, Fliesenleger, Tischler, Zimmerer, oder welches Handwerk sonst, leiden unter den Auswirkungen von einem schlechten EDV-System. Denn das nimmt Ihnen nicht genug der ablenkenden und nervigen Arbeit ab, die noch dazu nicht bezahlt wird (wie bspw. die oben erwähnte Tipparbeit). Denn in solchen Betrieben gibt es nicht selten nur ganz wenige Mitarbeiter. Wenn alle diese Mitarbeiter mit Büroarbeit beschäftigt sind, statt mit Aufträgen kann man sich leicht selbst überlegen, wie groß das Einkommen zu dieser Zeit ist. Fast noch viel schlimmer ist eine andere Auswirkung, die oft gar nicht auf dem Radar ist, bevor man sie nicht selbst erfährt. Und zwar geht es um den Spaß bei der Arbeit. Bei einem Softwaresystem klingt das erstmal nicht so relevant. Aber arbeiten Sie mal Tage, Wochen, Monate, ja gar Jahre mit einer Software, die umständlich oder schlecht zu bedienen ist... Oder schlagen Sie sich mit einem Support herum, der schlecht zu erreichen ist und/oder Ihre Probleme nicht zu lösen vermag.System XYZ klingt interessant - wie gehe ich jetzt vor?Haben Sie erstmal ein System für sich identifiziert, was zumindest auf dem Papier interessant klingt, dann brauchen Sie vor dem Kauf unbedingt Zugriff auf eine Demoversion. Schauen Sie sich Kalkulation, Rechnungslegung, Zeiterfassung, Auftragsbearbeitung, Datanormanbindung, Steueranbindung etc. alles aus Ihrer konkreten Sicht als Handwerker an. Könnten Sie damit alles erledigen, was Sie im täglichen Betrieb brauchen? Fragen Sie sich auch, ob die Arbeit damit bei längerer Nutzung Spaß macht.Testen Sie auch den Herstellersupport. Nichts ist ärgerlicher, als ein Problem zu haben und nicht geholfen zu bekommen. Idealerweise wird Ihnen direkter Hilfe per Telefon angeboten, sodass Probleme innerhalb weniger Stunden gelöst werden können. Testen Sie jetzt völlig unverbindlich das Komplettsystem PS-WIN für das deutsche Handwerk

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Das kostenlose Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel

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23.04.2018 Wieso macht ein kostenloses Warenwirtschaftssystem Sinn? Wieso nicht? Hier bekommen Sie Vor- und Nachteile sowie eine kurze Diskussion und Denkanstöße, was Sie bei dem Thema kostenfreier ERP Systeme beachten müssen.

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Voll automatisiertes Kassensystem im Einzelhandel - das perfekte Einkaufserlebnis

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11.04.2018 Ein modern eingestellter junger Vater kommt zu Ihnen und möchte eigentlich nur gucken. Sie verwickeln ihn in ein Gespräch und zeigen die Vorteile Ihres Topsellers. Er verliebt sich und scheut keine Kosten bei den Zusatzkäufen. Am Ende wählt er Artikel im Wert von 7.000 EUR aus Ihrer Produktpalette aus. Mega! Und jetzt kommen Sie mit der Registrierkasse oder - noch schlimmer - mit der Geldkassette? Das geht gar nicht!

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Wie Sie die Daten­schutz-Grund­ver­ordnung (DSGVO)  zuverlässig und schnell abhaken

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Das ERP-System - Was? Wie? Warum?

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08.03.2018 Das Herz eines modernen Unternehmens, besonders im Bereich Handel, bildet das ERP-System (kurz: ERP oder WWS für Warenwirtschaftssystem). Ob Abrechnungen, Planung oder all die Problematik in puncto Logistik, Sie werden in einem ERP-System zusammengeführt und gelöst. Allgemein gesprochen dient das ERP-System der Darstellung aller Warenströmung eines Unternehmens, unter der Verwendung verfügbarer Daten hinsichtlich der Mengen und Werte. Das ERP-System gewährleistet somit einen reibungslosen Ablauf und das Funktionieren eines Unternehmens.

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01.03.2018 Das Rechnungswesen im Einzelhandel kann mitunter recht kompliziert werden. Ob ein Kunde aus dem Ausland zu Ihnen kommt, ob es eine Firma oder ein Endkunde ist, kann durchaus einen erheblichen Unterschied in der Rechnungslegung nach sich ziehen.Das Finanzamt verzeiht hier nur selten, wenn Sie die Vorschriften nicht beachten. Im Einzelhandel wird die Situation dabei auch immer komplexer. Sorgen Sie daher rechtzeitig vor und seien Sie für alle Situationen gewappnet.

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03.01.2018 Zusammenfassung der jüngsten Gesetzesänderung zur Kassenführung. Jetzt reinschauen und informiert bleiben!

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Checkliste für Inventur und Jahresabschluss

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27.12.2017 Was ist bei der Inventur und dem Jahresabschluss zu beachten? Jetzt die Checkliste durcharbeiten und nichts mehr vergessen!

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Automatische Sonos Berichterstattung für Händler

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14.12.2017 Auf vielfachen Wunsch arbeite ich derzeit an einer Erweiterung für unser Warenwirtschaftssystem, dass uns ermöglicht, auf Wunsch vollautomatisch Abverkaufs- und Bestandsdaten an Sonos zu übermitteln.Die Übermittlung wird durch den neuen Sonos-Vertragshändlervertrag notwendig und um Euch den Rücken frei zu halten, werden wir das Ganze gänzlich automatisieren. Was ist für die automatische Übermittlung an Sonos notwendig? Welche Daten werden übertragen? Wie kann ich sicher sein, dass die Daten auch wirklich gesendet werden?

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Richtige Work-Life-Balance finden

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07.12.2017 Je mehr Sie arbeiten, desto mehr nehmen Sie auch ein? Da geht es Ihnen genauso wie mir.Das hat eine wichtige Konsequenz: Sie selbst sind Ihr wichtigstes Hab und Gut.

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Neues Geldwäschegesetz - Vorsicht geboten

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30.11.2017 Bei Bargeldgeschäften ist seit Juni 2017 erhöhte Vorsicht geboten. Denn ein neues Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche fordert mehr Aktion seitens der Unternehmer.

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22.11.2017 Wie greifen mehrere Stationen von PS-WIN zentral auf die Daten zu? Das erreichen Sie über mehrere Wege: Dateifreigabe, NAS oder Server.

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20.11.2017 Ab dem 25.05.2018 gilt eine EU-Verordnung zum Datenschutz. Es geht vorrangig um die Stärkung der Verbraucher im Internet. Die Kernpunkte umfassen: Geltendes Recht, Dokumentation, Informationspflicht, Recht auf Vergessen, Schutz von Minderjährigen, Folgenabschätzung und Meldepflicht.

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