Kassen-Sicherungsverordnung - Was müssen Unternehmer beachten?
Andreas Fay hat einen Master of Science Abschluss von der Universität Heidelberg in Informatik und arbeitet seit über 12 Jahren in der Softwarebranche. Davon ist er bereits über 7 Jahre im Bereich Kassensysteme speziell für den Einzelhandel tätig.
Update November 2019:
Nach jüngsten Entwicklungen zufolge, wird die Durchsetzung der Verordnung für den Teil der technischen Sicherheitseinrichtung bis zum 1.10.2020 ausgesetzt. Konkret wurde beschlossen, dass
- die technische Sicherheitseinrichtung für Bestandssysteme erst ab dem 1.10.2020 eingefordert wird,
- die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) erst ab dem 1.10.2020 eingefordert wird und
- die Meldepflicht gegenüber dem Finanzamt ausgesetzt wird, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit gegeben ist
Achtung: Die Belegausgabepflicht bleibt bestehen und ist ab dem 1.1.2020 verpflichtend. Außerdem ist unklar, inwieweit die Pflichten für ab dem 1.1.2020 neu angeschaffte Kassen ausgelegt werden.
Die wichtigsten Eckdaten und Informationen für Sie als Video zusammengefasst:
Was ist die Kassen-Sicherungsverordnung (KassSichV)?
Ab dem 1. Januar 2020 werden Einzelhändler wieder ein Stück weiter belastet. Denn ab dann gilt die sogenannte Kassen-Sicherungsverordnung. Ihre Kasse muss ab diesem Stichtag über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung soll dafür sorgen, dass Sie keine Kasseneingriffe mehr unternehmen können, ohne, dass diese aufgezeichnet werden. Kassenvorgänge werden sodann elektronisch erfasst und dokumentiert. Manuelle Eingriffe sind somit nicht mehr möglich, da der Zugriff auf das Sicherheitsmodul nicht möglich ist.
Stellen Sie sich das nötige Modul wie ein digitales Schloss an Ihrer Kasse vor. Dieses Schloss verhindert Manipulationen und sichert als letzte Ausbaustufe der GoBD-konformen Kassensysteme die korrekte Aufzeichnung aller Kassenvorgänge.
Zudem führt die KassSichV eine Meldepflicht für Unternehmer ein. Sie müssen ab dem 1.1.2020 dem Finanzamt gegenüber melden, welchen Typ Kasse Sie mit welcher TSE einsetzen. Das soll den Behörden auch dazu dienen, dass die unangekündigte Prüfung in Form einer Kassen-Nachschau vom Prüfer passend vorbereitet werden kann. Sie sind nämlich ab dem 1.1.2020 verpflichtet, dem Prüfer sofort und unzuverzüglich Zugriff auf die elektronischen Unterlagen gemäß der GoBD zu gewähren.
Ab 2020 werden dann auf Bon-Quittungen gewisse Sicherheitsmerkmale abgedruckt werden müssen, die die Identifikation der TSE erleichtern. Darunter fällt unter anderem die eindeutige Nummer des Vorgangs wie auch die Signatur der Sicherheitseinrichtung.
Wer ist betroffen?
Betroffen ist jedes Geschäft, das eine Kasse einsetzt. Sobald also irgendwo bare Vorgänge erfasst werden. Alle Kassen müssen laut der Verordnung des BSI zwangsläufig ab dem 1. Januar 2020 über eine entsprechende Verfahrensdokumentation verfügen. Insbesondere trifft das auch auf die beliebten Typen
- Registrierkassen und
- Elektronische Kassensysteme
zu.
Was müssen Sie tun?
Sie sollten möglichst bald folgende Schritte einleiten:
- Kontaktieren Sie Ihren Kassenaufsteller/-hersteller und fragen Sie nach, ob die TSE nachgerüstet werden kann und wenn ja wie.
- Bereiten Sie die rechtzeitige Nachrüstung zusammen mit Ihrem EDV-Experten vor.
- Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, um Ihrer Meldepflicht gegenüber dem Finanzamt nachzukommen.
Für alle Kassensysteme, die nicht rechtzeitig über die geforderte TSE verfügen, besteht Stand Mitte 2019 die Hoffnung, dass eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2022 gelten könnte. Sprechen Sie daher unbedingt alle Details mit Ihrem Kassensystemhersteller ab. Eventuell kann ein Wechsel zu einem anderen System notwendig werden.
Obgleich die Frist zur Umstellung zum Anfang 2020 Stand Mitte 2019 irrwitzig kurz ist, hält das BSI derzeit noch an der Frist zum 1.1.2020 fest. Bereiten Sie sich also rechtzeitig vor!
Wie funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung genau?
Schema: Aufbau einer TSE - Copywrite von unserem Lieferanten für die TSE EFSTA
Das oben aufgeführte Schema zeigt die genaue Funktionsweise der technischen Sicherheitseinrichtung. Alle Kassenvorgänge werden bei der TSE angemeldet und von dieser signiert. Das bedeutet, das Kassensystem muss bei jeder Änderung am Kassenvorgang sofort das TSE unterrichten und bekommt von diesem einen Sicherheitscode zurückgesendet, der dann auch mit auf den Quittungen erscheinen muss.
Die TSE fungiert dabei als sogenannte Blackbox und kann von außen sonst nicht verändert werden. Damit wird jeglicher Manipulation vorgebeugt. Denn alle Daten werden im TSE abgespeichert und können im Kassensystem über die eindeutige Signatur zugeordnet werden. Sollten Manipulationen im Kassensystem stattfinden, so können diese über das TSE aufgedeckt werden.
Im Falle unseres Kassensystems PS-WIN unterstützt die TSE auch über die Funktionalität des sofortige Auslesen nach GoBD.