Wie fange ich an?
Sie gehören aller Wahrscheinlichkeit nach entweder der Gruppe des stationären Einzelhandels oder dem Onlinehandel an. Der Fokus liegt also entweder auf dem Betrieb Ihres lokalen Ladengeschäfts oder eben dem sogenannten "E-Commerce". Je nachdem, wo Sie sich eher einordnen, fangen Sie eher mit der Warenwirtschaft oder mit dem Shopsystem an.
Schauen Sie Ihre Prozesse an und überlegen Sie, wo die "Wawi" Sie aktiv unterstützen kann und wo Sie über eine einfache Schnittstelle viel Arbeit sparen können. Überprüfen Sie Ihre Anforderungen und stimmen Sie diese mit Warenwirtschaft und Shop ab, sodass Sie das Optimum an Integration erreichen und so viel wie möglich automatisieren können.
Was sind die Vorteile einer Integration von Warenwirtschaft und Onlineshop?
Beide Konzepte sind sich sehr ähnlich und bieten daher vieles identisch an. So sind bspw. die meisten Shopsysteme mit einer Kundenverwaltung ausgestattet. Auch können Sie mit den meisten Online-Shops auch Rechnungen schreiben oder Bestände pflegen. Alles das geht auch mit Warenwirtschaftssystemen.
Durch die Integration beider Systeme erreichen Sie vor allem eines: Arbeitserleichterung. Sie vermeiden damit eine redundante Datenhaltung, denn Kundenverwaltung etc. kann dann ausschließlich auf einer Plattform passieren. Sind Sie stationärer Einzelhändler, so könnte Ihr Warenwirtschaftssystem die Hauptdatenbank beinhalten und der Shop dadurch nur noch gespeist werden. Neue Kunden bzw. Abverkäufe durch das Internet würden dann in die Warenwirtschaft übertragen werden, der Datenbestand wird aber hauptsächlich dort vorgehalten.
Außerdem profitieren Sie in den meisten Fällen von den Stärken eines Warenwirtschaftssystems. So ist dort meistens die Rechnungslegung, Lagerhaltung und Kundenverwaltung ausgereifter und überschaulicher. Onlineshops wie etwa Shopware sind oft stark ausgelegt für die Darstellung der Webseite. Sie können natürlich immer auch in einen Administrationsbereich hinein, aber das ist oft eher stiefmütterlich behandelt. Die Integration mit der Warenwirtschaft schafft hier Abhilfe.
Wie hoch ist der Aufwand?
Wie viel Zeit brauchen Sie, um das zum Laufen zu bekommen? Das hängt stark davon ab, welche Bestandssysteme Sie schon nutzen. Wenn Sie gerade erst starten, dann können Sie bequem die Lösungen wählen, die sich sowieso leicht miteinander verbinden lassen. Ein Beispiel dafür ist PS-WIN, das als reines Warenwirtschaftssystem direkt mit Shopware integriert, sodass Sie sich dann nicht mehr viel kümmern müssen.
Wenn Sie jedoch mit einem Bestandssystem arbeiten, dass sich nicht mit der Warenwirtschaft bzw. dem Onlineshop integrieren lässt, dann müssen Sie entweder eine Schnittstelle entwickeln lassen oder Wawi bzw. Shop wechseln. Das ist mitunter sehr aufwändig. Die Entwicklung einer lauffähigen und getesteten Schnittstelle kriegen Sie bei seriösen IT-Anbietern nicht unter etlichen Tausend Euro Investition.
Wechseln Sie das System, so sind die Kosten eher Arbeitszeit. Ein neues System wird immer erstmal nicht so gut laufen, wie das bisherige. Sie sind neu in der Bedienung und müssen die Abläufe und Prozesse erst erlernen. Dazu können auch einmalige Kosten kommen, die etwa für die Einrichtung oder Schulung notwendig werden. Aber nicht alle der Warenwirtschaftssysteme erfordern das.
Welches Shopsystem soll ich nutzen?
Bei der Wahl des Shopsystems sollten Sie zuerst einmal Kontakt zum Warenwirtschaftshersteller suchen, insofern Sie ein solches System bereits einsetzen. Fragen Sie dort nach, welche Shopsysteme überhaupt unterstützt werden. Meistens dürften das die größeren Marken sein. Darunter fallen beispielweise die kostenlosen und beliebten Lösungen Shopware, WooCommerce (WordPress). Beide diese Systeme lassen sich relativ leicht einsetzen. Insbesondere WooCommerce ist ein Geheimtipp, wenn man langsam und klein starten möchte und vor allem bereits WordPress für die eigene Website nutzt. Über das WordPress-Plugin WooCommerce lässt sich dann ganz leicht ein eigener Shop realisieren.
Shopware hingehen ist ein etwas größer angelegtes System für Shops. Hier können verschiedene Untershops realisiert werden. Greifen Sie zu Shopware, wenn Sie Größeres vorhaben und langfristig Ihr Hauptgeschäft online abwickeln wollen.
Rechnungen über den Shop oder das Warenwirtschaftssystem schreiben?
Nutzen Sie schon länger ein Rechnungsprogramm, dann bleiben Sie doch einfach dabei. Wollen Sie langfristig Ihr Onlinegeschäft ausbauen, so können Sie auch später noch auf eine automatisierte Lösung über den Shop zurückgreifen. Testen Sie das dann einfach ausführlich über Testkäufe durch, bevor Sie damit in den Produktivbetrieb gehen.
Sie können auch beides parallel nutzen, wenn Sie unterschiedliche Rechnungsnummernkreise verwenden. Das kann auch gerade in einer Phase des Wachstums sehr nützlich sein, um erst einmal schnell für eine Entlastung und dennoch konstanten Geldfluss durch Zahlungseingänge zu sorgen.
Welches Warenwirtschaftssystem soll ich nutzen?
Die Wahl des Warenwirtschaftssystems finde ich persönlich deutlich herausfordernder als die Wahl des Shopsystems. Einfach schon deshalb, da hier viel mehr Anbieter verfügbar sind. Es spielen viele Faktoren eine Rolle, wie bspw. Kosten, Zeitersparnis, Sicherheit, Bedienbarkeit etc.
In der Praxis ist es daher am einfachsten, Empfehlungen von Händlerkollegen einzuholen. Am besten Händler, die Ihnen sehr ähnlich sind und die Ihnen von Ihren Erfahrungen mit einem bestimmten System berichten können.
Gibt es kostenlose Warenwirtschaftssysteme?
Die gibt es natürlich. Hier können Sie sich darüber informieren, welche Vor- und Nachteile es hat, eine kostenlose Warenwirtschaft einzusetzen.
Brauche ich ein integriertes Kassensystem?
Ein integriertes Kassensystem hat überwiegend Vorteile. Wie ein sehr professionelles und modernes Kassensystem als Teil eines Warenwirtschaftssystems in der Praxis aussieht, können Sie hier sehen.
Wie nutze ich am besten Stammdaten von Lieferanten?
Für die Anbindung an Lieferantendaten gibt es bei vielen Systemen eine sogenannte Datanorm-Schnittstelle oder andere geeignete Schnittstellen wie bspw. Excel oder CSV. Denn viele Lieferanten bieten ihren Kunden digitale Katalogdaten an. Nutzen Sie das in Ihrem Warenwirtschaftssystem, so ergeben sich für Sie extreme Vereinfachungen und Zeitersparnis beim Wareneingang, ggf. sogar beim Bestellprozess!
Welche Schnittstellen gibt es?
Wie wichtig ist die Anbindung an eBay?
Handeln Sie viel mit Restposten oder brauchen oft Platz für neue Ware: Dann ist die Anbindung an eBay elementar! Sie können eBay so sehr einfach nutzen, um Ware flott loszuwerden. Die Vorteile liegen auf der Hand.
Wie wichtig ist die Anbindung an andere Marktplätze?
Viele Händler schwören auf eine Anbindung an Amazon als den Marktführer für Onlinehandel. Amazon bringt Ihnen womöglich hohe Umsätze, aber vorsicht: Hohe Umsätze müssen nicht zwangsläufig zu hohen Gewinnen führen. Denn bei Amazon kaufen Kunden nur bei Ihnen, wenn Ihre Preise niedriger als die von Ihren Konkurrenten sind. Das bedeutet, dass Sie ggf. keine oder nur eine sehr geringe Marge haben. Und noch eine Warnung: Hohe Umsätze bedeuten auch hohen Logistik- und Buchhaltungsaufwand. Denken Sie also gut darüber nach, ob das Sie möchten. Rüsten Sie sich ggf. zunächst mit passenden Prozessen aus.
Wie wichtig ist die Anbindung an die Buchhaltung?
Wollen Sie Zeit und Geld sparen? Dann brauchen Sie eine Anbindung an Ihre Buchhaltung. Wie so etwas aussehen kann und wie Sie damit monatliche Ersparnisse von ca. 200 € und mehr erzielen können, können Sie sich in diesem Video ansehen:
Exkurs: Onlineshop oder Onlineschaufenster?
Onlineshop ist klar - aber was ist ein Onlineschaufenster? Stellen Sie sich Ihr lokales Ladengeschäft vor. Dort haben Sie mit Sicherheit ein Schaufenster. Kunden laufen vorbei, bleiben stehen und sehen sich Ihr Angebot an. Wenn sie kaufen oder gerne mehr wissen möchten, dann kommen sie zu Ihnen ins Geschäft. Und genau so funktioniert auch das Onlineschaufenster. Der große Vorteil: keine rechtlichen Nachteile wie etwa das bedingungslose 14-tägige Rückgaberecht. Dieses große Manko ist nämlich besonders für kleine Händler ein Genickbrecher, wenn man in Märkten unterwegs ist, wo die Margen sowieso schon niedrig sind und Produkte ggf. auch noch viel Wert verlieren, wenn sie gebraucht sind. Überlegen Sie mal, was ein Laptop noch wert ist, wenn er nach zwei Wochen gebraucht zurückkommt. Und was das für Sie an Aufwand bedeutet, das wieder als quasi neuwertig herzurichten...
Mit dem Onlineshop zeigen Sie Ihre Ware und Ihr Angebot. Interessenten sehen auch Ihre Preise und die Verfügbarkeit der Ware und können dann ähnlich wie beim Shop einen Warenkorb füllen. Nur kann man nicht kaufen, sondern kann nur einen Termin zur Vorführung vor Ort vereinbaren. Das heißt, Sie als Fachhändler bekommen dann die einmalige Chance einen sehr kaufinteressierten Kunden zu einem bestimmten Termin in den Laden zu bekommen und können dann auch mit allen Faktoren des Offlinekaufs punkten. Bspw. durch die fachliche Kompetenz oder das emotionale Kauferlebnis.
Dieses Konzept hat sich in der Praxis sehr bewährt und wird bei kleinen stationären Händlern immer beliebter.